İngiltere’ye gitmeden ev alırken
kimlik ve imza işlemleri nasıl yürür?

Kimlik kontrolü: kim, nasıl yapar?

GOV.UK’ye göre emlak acentesi, avukat ve mortgage (ipotek kredisi) veren kredi kuruluşu kimliğinizi kontrol etmek zorundadır. Tescil dolandırıcılığı riskini azaltmak için HM Land Registry de avukatların müşterilerinin kimliğini doğrulamak için attığı adımlara dayanır.

HM Land Registry’nin rehberine göre avukatlar kimliği çevrim içi video görüşmeyle kontrol edebilir; bu durumda ID5 formu doldurulur. Avukat olmayan kişilerin video görüşmeyle kimlik doğrulaması 5 Şubat 2024’te kaldırıldı.

Kurum dijital kimlik doğrulaması için bir standart da yayımladı. Standarttaki adımları, örneğin uluslararası e-pasaport şartlarına uyan biyometrik çipli pasaportun kontrolünü izleyen avukatlar, makul adımları attıkları kabul edilen “safe harbour” korumasına girer. Kurum bu adımların her işlemde uygulanamayabileceğini de kabul eder.

Kimliğin yanında paranın kaynağını gösteren belgeler de istenir; hangi belgelerin gerektiğini ve bunları güvenle nasıl göndereceğinizi fon kaynağı yazımızda anlattık.

Avukatı olmayan taraf ve yurt dışında yaşayanlar

Başvuruda avukatı olmayan bir taraf varsa HM Land Registry ya avukatın o kişinin kimliğinin yeterince doğrulandığını onaylamasını ya da kimlik kanıtı ister. Kanıt, kişiler için ID1, şirketler için ID2 formudur; form başvurudan en çok 3 ay önce tarihlenip imzalanmış olmalıdır.

Kişi yurt dışında yaşıyorsa ve kimliği Birleşik Krallık’taki bir avukat tarafından doğrulanamıyorsa, formun B bölümünü yaşadığı ülkede mesleğini yapma yetkisi olan bir avukat ya da noter doldurup imzalar. Forma bu yetkinin yazılı kanıtı eklenir; İngilizce değilse onaylı İngilizce çevirisiyle.

Kurum yurt dışında yaşamayı form vermemek için geçerli bir neden saymaz. Kimlik formları hiçbir elektronik imzayla imzalanamaz.

Law Society’nin mülkiyet dolandırıcılığı rehberi, yurt dışındaki müşteriler için avukatlara pasaportun ve adres kanıtının noter onaylı kopyasını almayı ve noterden bunlara tasdik ya da apostil şerhi eklemesini istemeyi önerir. GOV.UK’nin belge tasdik hizmeti ise yalnız Birleşik Krallık’ta düzenlenen belgeler içindir; yurt dışında düzenlenen belgeler düzenlendikleri ülkede tasdik ettirilir.

Satış sözleşmesi ve devir senedi

Bir alımın iki temel belgesi satış sözleşmesi (contract) ve mülkiyeti geçiren devir senedidir (transfer deed; HM Land Registry formlarından biri TR1). Kanuna göre arazi satış sözleşmesi yazılı yapılır ve her tarafça ya da onun adına imzalanır. Sözleşmenin hangi aşamada bağlayıcı olduğunu rezervasyon ve sözleşme teatisi yazımızda anlattık.

Senet (deed) ise imzalayanın bir tanığın yanında imzaladığı ve tanığın bunu onayladığı belgedir. HM Land Registry tanığın imza anında fiziken orada olmasını şart koşar. Law Society de tanığın imza anında fiziken bulunması gerektiğini yazar; video görüşmeyle tanıklık bu nedenle yetmez.

Senedin bir tarafı diğer tarafın imzasına tanık olamaz. HM Land Registry tanığın 18 yaşından küçük olmamasını uygun bulur; taraf olmayan eşin tanık olabileceğini ama bundan kaçınılmasının daha iyi olduğunu belirtir. Senet yurt dışında imzalansa bile biçimine ve imzalanmasına İngiliz hukuku uygulanır.

Elektronik imza: hangi yol, hangi belge?

HM Land Registry tescilde kullanılan belgeler için üç yol tanır:

• Mercury yöntemi: tüm tarafların avukatı vardır; her taraf imza sayfasını tanığın fiziken yanında ıslak imzayla imzalar, imzalı sayfa belgenin son hâliyle birlikte e-postayla gönderilir.
• Avukat onaylı elektronik imza: imzalayan bir platformda tek kullanımlık kodu girer ve tanığın fiziken yanında elektronik olarak imzalar.
• Nitelikli elektronik imza (qualified electronic signature): tanık gerektirmez; HM Land Registry bunu belirli teknik şartlarla ve kurumun dijital başvuru kanallarından kabul eder.

Kurumun rehberindeki tabloya göre devir formlarında (TR1 dahil) Mercury yöntemi ve avukat onaylı elektronik imza kabul edilir, basit elektronik imza edilmez. Ekranda bir kutuya tıklamak her belge için yetmez.

Hangi yöntemin kullanılacağına iki tarafın avukatları birlikte karar verir. Islak imza gerekiyorsa imza sayfasını tanığın yanında imzalayıp avukatınızın istediği yolla gönderirsiniz.

Biri sizin yerinize imzalayacaksa

İmzalayamayacağınız bir aşama varsa bir başkasına vekâlet verebilirsiniz. HM Land Registry’ye göre vekâletnamenin tek kesin şartı, vekâlet verenin onu senet (deed) olarak imzalamasıdır; yani vekâletname de tanık önünde imzalanır. Kurum genellikle bir avukatın ya da chartered legal executive’in “aslının aynısıdır” diye onayladığı kopyayı kabul eder ve vekilin kimlik kanıtını da ister.

Vekâlet başka bir ülkenin hukukuna göre verildiyse HM Land Registry vekâletnamenin onaylı kopyasını, gerekiyorsa doğrulanmış çevirisini ve o ülkede yetkili bir avukattan kayıtsız şartsız bir hukuki görüş ister. Vekâletin hangi ülkede, hangi biçimde hazırlanacağını işe başlamadan avukatınızla konuşun.

Tescilden sonra kayda Türkiye’deki adresinizi ekletmeyi ve kaydı izlemeyi tapu kaydı yazımızda anlattık.